{"id":5601,"date":"2022-10-11T16:26:15","date_gmt":"2022-10-11T16:26:15","guid":{"rendered":"https:\/\/ipse.gov.co\/intranet\/?p=5601"},"modified":"2022-10-11T16:26:15","modified_gmt":"2022-10-11T16:26:15","slug":"como-hacer-reuniones-virtuales-efectivas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ipse.gov.co\/intranet\/2022\/10\/11\/como-hacer-reuniones-virtuales-efectivas\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo hacer reuniones virtuales efectivas"},"content":{"rendered":"

Las reuniones virtuales han tenido un alto impacto en el Instituto, ya que presenta varias ventajas para los funcionarios y contratistas del IPSE, pues adem\u00e1s de ayudar a tener una comunicaci\u00f3n directa y eficiente entre directivos y compa\u00f1eros, beneficia el ahorro de tiempo, la reducci\u00f3n en los costos de desplazamiento, incrementa las habilidades digitales y trabajo en equipo. Pero \u00bfqu\u00e9 puede suceder si no manejas adecuadamente una reuni\u00f3n virtual?<\/p>\n

A continuaci\u00f3n, te explicamos c\u00f3mo conseguir que nuestras reuniones virtuales sean m\u00e1s eficaces:<\/p>\n

    \n
  1. Cita s\u00f3lo a las personas necesarias:<\/strong> Cuantas m\u00e1s personas se conecten a una reuni\u00f3n online m\u00e1s posibilidades tenemos de que esta resulte ineficiente y menos productiva, ya que habr\u00e1 m\u00e1s turnos de palabra, llegar\u00e1n interrupciones y se alargar\u00e1 el tiempo, esto puede traer p\u00e9rdidas de atenci\u00f3n de los participantes.<\/li>\n
  2. \u00danete a la reuni\u00f3n cinco minutos antes:<\/strong> Ya sea que est\u00e9s programando la reuni\u00f3n o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reuni\u00f3n resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.<\/li>\n
  3. Presenta a todos los asistentes desde el principio:<\/strong> Es una forma agradable de comenzar la reuni\u00f3n. Esto les permite a todos saber qui\u00e9n est\u00e1 realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por tel\u00e9fono.<\/li>\n
  4. Preparar los temas a tratar:<\/strong> Define los objetivos y el orden del d\u00eda es necesario para que los participantes puedan preparar toda la informaci\u00f3n requerida y as\u00ed puedan desarrollar sus ideas e intervenciones. Esto nos ayudar\u00e1 a centrar la reuni\u00f3n virtual.<\/li>\n
  5. Respetar los horarios: <\/strong>Es importante empezar la reuni\u00f3n a la hora acordada, ya que nuestra atenci\u00f3n baja a partir de los 45 minutos, por eso lo ideal es que nuestras reuniones no superen los 15 a 20 minutos de espera.<\/li>\n
  6. Moderaci\u00f3n activa:<\/strong> Es fundamental que los participantes que asistan a la reuni\u00f3n puedan participar, moderar o animar la reuni\u00f3n. Ya que esto ayuda a capturar la informaci\u00f3n en forma de actas para su seguimiento de manera efectiva.<\/li>\n
  7. Silenciar tu micr\u00f3fono cuando no intervienes:<\/strong> Esto nos ayuda a evitar los ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que tiene la palabra en ese momento. En esta l\u00ednea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si est\u00e1s compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los dem\u00e1s ver ventanas emergentes en la pantalla, adem\u00e1s de que distraen su atenci\u00f3n de la informaci\u00f3n que est\u00e1s presentando.<\/li>\n
  8. Incentiva la participaci\u00f3n:<\/strong> Durante las reuniones es importante usar las herramientas que ofrece Teams, por ejemplo: compartir pantalla, utilizar el chat, realizar encuestas. Estas son algunas de las pr\u00e1cticas importantes para incentivar la participaci\u00f3n de los asistentes. Adem\u00e1s, cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes c\u00f3mo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudar\u00e1 a las personas que est\u00e1n participando en la reuni\u00f3n virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos.<\/li>\n
  9. Definir una lista de tareas y calendario de ejecuci\u00f3n<\/strong>: Es necesario que las conclusiones de la reuni\u00f3n se conviertan en acciones a futuro, con una fecha establecida y as\u00ed no alargar las tareas de manera indefinida.<\/li>\n<\/ol>\n

    Por \u00faltimo, es importante para que la reuni\u00f3n cumpla su fin se haga feedback<\/em>, ya que de esta manera puedes recoger los aportes de tu equipo de trabajo que permitan mejorar las reuniones virtuales y hacerlas m\u00e1s exitosas.<\/p>\n

    \u00a1Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en pr\u00e1ctica estos consejos y lidera tu reuni\u00f3n virtual con confianza, sin olvidar el lado humano.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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