Tipo de Proceso
Apoyo
Objetivo
Gestionar la documentación institucional a través del Sistema de Gestión Documental, desarrollando eficientemente las actividades de creación, recepción, ubicación, acceso, custodia, trazabilidad, recuperación y preservación de los documentos, cumpliendo la legislación vigente y las normas técnicas correspondientes.
Responsable o Líder de Proceso
- Líder de proceso de Planeación Institucional.
- Líder de Proceso de Gestión de TIC´s.
- Líder de Proceso de Infraestructura.
Alcance
Documentación del Sistema de Gestión Integrado – SGI
- Inicia: Identificación de necesidades de documentación que determinen la creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión Integrado – SGI.
- Termina: Revisión, aprobación y publicación de la documentación del Sistema de Gestión Integrado – SGI.
Tecnológico
- Inicia: Creación de cuentas de usuario y contraseñas de acuerdo con los perfiles establecidos dentro del software documental Orfeo, además la actualización, soporte y mantenimiento de este sistema.
- Termina: Disposición del aplicativo para la Entidad.
Archivo
- Inicia: Recibo o creación del documento de acuerdo con la normatividad vigente del Archivo General de la Nación.
- Termina: Eliminación total o conservación total del documento de acuerdo con la normatividad vigente del Archivo General de la Nación.
Instrumentos de Gestión y Control
Indicadores y riesgos.
Matriz de riesgos
Consulta aquí la matriz de riesgos del proceso de gestión documental.
Indicadores
Consulta aquí los indicadores del proceso de gestión documental.