Las reuniones eficaces se entienden como un instrumento de trabajo en equipo donde varios colaboradores se reúnen para tratar un tema u objetivo específico a través de la comunicación directa y de forma eficiente.
Sin embargo, si falta una estructura de base, una reunión importante puede convertirse en una conversación sin salida. Se ha demostrado que, si las reuniones están bien preparadas, el tiempo pasado en reunión es muy útil y la inteligencia colectiva de todos los miembros del equipo da lugar a ideas nuevas. Para conseguir sacar rentabilidad del tiempo pasado en reunión, lo que hay que hacer es dejar de caer en ciertos errores que todos hemos podido cometer en algún momento.
Entre estos problemas, los más recurrentes son: la discusión sobre asuntos que se alejan del tema principal de la reunión, una mala preparación, la no realización de las acciones decididas, la falta de autoridad para decidir de los participantes. ¿Alguien reconoce alguna de estas situaciones?
Todos estos problemas pueden ser agrupados en dos grandes grupos: una mala preparación y un mal seguimiento de las decisiones. Por esto a continuación te damos algunos consejos que te puedan servir para tener una reunión eficaz en el IPSE:
1. Realizar una preparación previa: la preparación previa a la reunión es indispensable, se deben definir los objetivos y puntos a tratar durante la reunión. Asígnele a cada punto el tiempo que considere que le va a acordar e invite únicamente a aquellas personas que tengan una conexión directa con los temas.
2. Priorizar los asuntos: Ten en cuenta de cara a las órdenes del día, ya que, cada objetivo implica una prioridad.
3. Revisar los asuntos pendientes: Realiza una lista de los asuntos más antiguos y cuáles son los pendientes por resolver.
4. Posibilidad de hacer reuniones virtuales: Puedes evitar traslados y viajes de los participantes, incluso puedes programar tu reunión virtual con cada uno de los ítems que se van a profundizar.
5. Maneja el tiempo: Empieza y termina la reunión a la hora estipulada. Asegúrate que cada punto de la agenda cuente con su tiempo establecido.
6. Crea un ambiente de confianza: Adopta la posición de un líder coach, utiliza los errores como oportunidades de crecimiento y convierte la reunión en un espacio de aprendizaje.
7. Anotar comentarios, planes y decisiones: Es fundamental realizar un resumen de lo ocurrido y acordado. Durante la reunión, es importante ir anotando todos los comentarios, las ideas claves y las decisiones acordadas. Si durante la reunión los participantes van escribiendo en la agenda que han preparado previamente, todas las decisiones y las acciones que se van a tener que llevar a cabo después, será mucho más sencillo llevar un seguimiento.
8. Hacer seguimiento a los acuerdos y medir el progreso: Por último, es imprescindible conocer el progreso de las decisiones que se han tomado en reunión. Es necesario pasar de la reunión a la acción.
Por último, las reuniones eficaces son muy fáciles de detectar, ya que, cuando terminan los trabajadores se sienten satisfechos de los asuntos tratados, sienten que no perdieron el tiempo y resultan ser productivas.