Las reuniones virtuales han tenido un alto impacto en el Instituto, ya que presenta varias ventajas para los funcionarios y contratistas del IPSE, pues además de ayudar a tener una comunicación directa y eficiente entre directivos y compañeros, beneficia el ahorro de tiempo, la reducción en los costos de desplazamiento, incrementa las habilidades digitales y trabajo en equipo. Pero ¿qué puede suceder si no manejas adecuadamente una reunión virtual?
A continuación, te explicamos cómo conseguir que nuestras reuniones virtuales sean más eficaces:
- Cita sólo a las personas necesarias: Cuantas más personas se conecten a una reunión online más posibilidades tenemos de que esta resulte ineficiente y menos productiva, ya que habrá más turnos de palabra, llegarán interrupciones y se alargará el tiempo, esto puede traer pérdidas de atención de los participantes.
- Únete a la reunión cinco minutos antes: Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reunión resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.
- Presenta a todos los asistentes desde el principio: Es una forma agradable de comenzar la reunión. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.
- Preparar los temas a tratar: Define los objetivos y el orden del día es necesario para que los participantes puedan preparar toda la información requerida y así puedan desarrollar sus ideas e intervenciones. Esto nos ayudará a centrar la reunión virtual.
- Respetar los horarios: Es importante empezar la reunión a la hora acordada, ya que nuestra atención baja a partir de los 45 minutos, por eso lo ideal es que nuestras reuniones no superen los 15 a 20 minutos de espera.
- Moderación activa: Es fundamental que los participantes que asistan a la reunión puedan participar, moderar o animar la reunión. Ya que esto ayuda a capturar la información en forma de actas para su seguimiento de manera efectiva.
- Silenciar tu micrófono cuando no intervienes: Esto nos ayuda a evitar los ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que tiene la palabra en ese momento. En esta línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los demás ver ventanas emergentes en la pantalla, además de que distraen su atención de la información que estás presentando.
- Incentiva la participación: Durante las reuniones es importante usar las herramientas que ofrece Teams, por ejemplo: compartir pantalla, utilizar el chat, realizar encuestas. Estas son algunas de las prácticas importantes para incentivar la participación de los asistentes. Además, cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos.
- Definir una lista de tareas y calendario de ejecución: Es necesario que las conclusiones de la reunión se conviertan en acciones a futuro, con una fecha establecida y así no alargar las tareas de manera indefinida.
Por último, es importante para que la reunión cumpla su fin se haga feedback, ya que de esta manera puedes recoger los aportes de tu equipo de trabajo que permitan mejorar las reuniones virtuales y hacerlas más exitosas.
¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual con confianza, sin olvidar el lado humano.