Fechas de Recepción Cuentas de Cobro – Contratistas

El Grupo de Recursos Financieros, en aras de optimizar el proceso de pagos a los contratistas de prestación de servicios; informa las siguientes fechas de recepción de las cuentas de cobro a partir del mes de Julio de 2024, así:

De acuerdo con lo anterior, y con el fin de evitar reprocesos en el trámite de pago, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Las fechas señaladas en los siguientes documentos de cobro, debe ser el primer día hábil del mes siguiente, por ejemplo:

      – Formato cuenta de cobro contratistas prestación de servicios: (fecha del encabezado): Bogotá, D.C. 01/08/2024

     – Formato de autorización y ordenación de pagos y/o giros (fecha del encabezado): Bogotá, D.C. 01/08/2024

     – Formato informe de actividades (fecha de la firma): En consecuencia, de lo anterior, se firma el presente informe el (01) de (08) de (2024).

• Verificar en los formatos que los valores sean iguales en números y letras.
• El período de cobro será del 1 al 30 del mes correspondiente o por los días proporcionales que correspondan, según la fecha de inicio del contrato (No aplica para pagos por producto).
• En el formato de autorización de pagos, verificar que los datos del periodo, el consecutivo de pagos, información presupuestal, el consolidado de pagos y los valores pagados de la seguridad social correspondan al periodo del aporte.
• Para los pagos se debe radicar el formato de cuenta de cobro y adjuntar los documentos de Formato de autorización de pago, informe de actividades y planilla seguridad social. Si es facturador electrónico adicionalmente debe adjuntar el comprimido (HTML y PDF) de la factura, pantallazo aprobación en el SIIF del supervisor.
• Para el primer pago, además de los documentos mencionados, se debe anexar el formato de Declaración Juramentada por una única vez.
• Para el último pago, además de los documentos mencionados, se debe anexar el formato de Paz y Salvo diligenciado y firmado por las áreas correspondientes.
• Tener en cuenta que sí el contratista factura electrónicamente, es opcional radicar la cuenta de cobro en las fechas antes indicadas con fecha de generación de la factura a partir del 28 del mes, teniendo en cuenta los tiempos de aprobación en aplicativo de facturación electrónica de SIIF NACIÓN y/o aprobación de la misma por parte del supervisor. En caso contrario puede seguir manejando las fechas de radicación los dos primeros días hábiles de cada mes.
• Si alguno de los documentos de la cuenta de cobro no cumple con los requisitos, se solicitará al contratista vía correo electrónico el respectivo ajuste. El contratista deberá al siguiente día a la notificación remitir al correo a ipse@ipse.gov.co los documentos ajustados y el número de radicado respectivo para continuar con el proceso de pago.
• A partir de la cuenta de cobro del mes de julio, se debe tramitar con los formatos con la imagen institucional actualizados (ver anexos).

Nota: “Se recuerda que Los pagos mencionados se encuentran sujetos a la solicitud de PAC tramitada desde las áreas de gestión y a la aprobación de este por parte del MHCP”.