Nuevo Manual de Contratación

Nuevo Manual de Contratación del IPSE

Descarga aquí el nuevo manual de contratación del IPSE y conoce todos los detalles de los procesos.

Fechas de Recepción Cuentas de Cobro – Contratistas

Fechas de Recepción Cuentas de Cobro – Contratistas

El Grupo de Recursos Financieros, en aras de optimizar el proceso de pagos a los contratistas de prestación de servicios; informa las siguientes fechas de recepción de las cuentas de cobro a partir del mes de Julio de 2024, así:

Mes de cobro   

Fecha de recepción en Financiera

Julio

29 y 30 de Julio

Agosto

28 y 29 de Agosto

Septiembre

26 y 27 Septiembre

Octubre

28 y 29 Octubre

Noviembre28 y 29 Noviembre

 

De acuerdo con lo anterior, y con el fin de evitar reprocesos en el trámite de pago, se debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Las fechas señaladas en los siguientes documentos de cobro, debe ser el primer día hábil del mes siguiente, por ejemplo:

      – Formato cuenta de cobro contratistas prestación de servicios: (fecha del encabezado): Bogotá, D.C. 01/08/2024

     – Formato de autorización y ordenación de pagos y/o giros (fecha del encabezado): Bogotá, D.C. 01/08/2024

     – Formato informe de actividades (fecha de la firma): En consecuencia, de lo anterior, se firma el presente informe el (01) de (08) de (2024).

  • Verificar en los formatos que los valores sean iguales en números y letras.
  • El período de cobro será del 1 al 30 del mes correspondiente o por los días proporcionales que correspondan, según la fecha de inicio del contrato (No aplica para pagos por producto).
  • En el formato de autorización de pagos, verificar que los datos del periodo, el consecutivo de pagos, información presupuestal, el consolidado de pagos y los valores pagados de la seguridad social correspondan al periodo del aporte.
  • Para los pagos se debe radicar el formato de cuenta de cobro y adjuntar los documentos de Formato de autorización de pago, informe de actividades y planilla seguridad social. Si es facturador electrónico adicionalmente debe adjuntar el comprimido (HTML y PDF) de la factura, pantallazo aprobación en el SIIF del supervisor.
  • Para el primer pago, además de los documentos mencionados, se debe anexar el formato de Declaración Juramentada por una única vez.
  • Para el último pago, además de los documentos mencionados, se debe anexar el formato de Paz y Salvo diligenciado y firmado por las áreas correspondientes.
  • Tener en cuenta que sí el contratista factura electrónicamente, es opcional radicar la cuenta de cobro en las fechas antes indicadas con fecha de generación de la factura a partir del 28 del mes, teniendo en cuenta los tiempos de aprobación en aplicativo de facturación electrónica de SIIF NACIÓN y/o aprobación de la misma por parte del supervisor. En caso contrario puede seguir manejando las fechas de radicación los dos primeros días hábiles de cada mes.
  • Si alguno de los documentos de la cuenta de cobro no cumple con los requisitos, se solicitará al contratista vía correo electrónico el respectivo ajuste. El contratista deberá al siguiente día a la notificación remitir al correo a ipse@ipse.gov.co los documentos ajustados y el número de radicado respectivo para continuar con el proceso de pago.
  • A partir de la cuenta de cobro del mes de julio, se debe tramitar con los formatos con la imagen institucional actualizados (ver anexos).

 

Nota: “Se recuerda que Los pagos mencionados se encuentran sujetos a la solicitud de PAC tramitada desde las áreas de gestión y a la aprobación de este por parte del MHCP”.

Descargar Formatos

Estamos en la cuenta regresiva para la migración a Azure Virtual Desktop! (escritorio o máquina virtuales)

Te recordamos la información que debes tener en cuenta sobre la actualización clave de nuestra infraestructura tecnológica. Hemos migrado de VMware Horizon a Azure Virtual Desktop a partir del 30 de junio de 2024 los escritorios antiguos VMware Horizon (los actuales) ya no estarán disponibles. Este cambio nos permitirá ofrecerles un entorno de trabajo mejorado y más eficiente.

¿Por qué Azure Virtual Desktop?

Azure Virtual Desktop ofrece varias ventajas y funcionalidades que mejorarán significativamente su experiencia de trabajo en comparación con VMware Horizon. A continuación, se detallan algunas de las principales mejoras:

1. Integración Nativa con Microsoft 365

Azure Virtual Desktop se integra perfectamente con Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Esto significa:

Mejor Rendimiento: Acceso más rápido y eficiente a aplicaciones como Outlook. Onedrive, Word, Excel y Teams.
Colaboración Mejorada: Facilita el trabajo colaborativo con documentos en la nube y videoconferencias.

2. Escalabilidad Flexible

Ajuste Dinámico: Azure Virtual Desktop permite ajustar los recursos (CPU, memoria) en función de la demanda, asegurando que siempre haya suficiente capacidad sin pagar de más.

Despliegue Rápido: Es más sencillo y rápido desplegar y gestionar nuevos escritorios y aplicaciones.

3. Seguridad Avanzada

Protección de Datos: Azure utiliza medidas avanzadas de cifrado y gestión de identidad para proteger sus datos.
Acceso Seguro: Mayor control sobre el acceso y la autenticación multifactor (MFA) para aumentar la seguridad.

4. Acceso Global

Conexiones Optimizadas: Azure tiene una red global que asegura conexiones rápidas y estables desde cualquier parte del mundo.

Disponibilidad Continua: Redundancia y alta disponibilidad para minimizar interrupciones.

5. Experiencia de Usuario Mejorada

Interfaz Intuitiva: Azure Virtual Desktop ofrece una interfaz más moderna y fácil de usar.

Desempeño Superior: Menor latencia y mejor rendimiento general de las aplicaciones.

6. Uso de Credenciales Microsoft 365

Facilidad de Acceso: Solo necesitarán sus credenciales de cuenta de Microsoft 365 para acceder a Azure Virtual Desktop, simplificando el proceso de inicio de sesión y mejorando la seguridad.

7. ¿Qué implica este cambio para ustedes?

Soporte Técnico Activo: Nuestro equipo de soporte estará disponible para asistirlos en todo momento durante la transición.

Estamos seguros de que esta actualización será beneficiosa para todos, mejorando nuestra eficiencia y seguridad. Agradecemos su colaboración y paciencia durante este proceso de transición.

Toma un respiro y relájate – Salario Emocional

El Grupo de SST y Bienestar Social invita a los colaboradores del Instituto a inscribirse a las terapias de relajación, las cuales darán inicio a partir del lunes 06 de mayo de 2024, horario de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. en el piso 15 (Gimnasio) de la sede calle 99.

Esta actividad de Bienestar Social hace parte del programa Salario Emocional, inscríbete en la oficina de SGSST y Bienestar Social a partir del 06 de mayo.

Grupo SST y Bienestar Social

Conoce el cronograma aquí

Artículos que necesitan aprobación para ir en el equipaje, al momento de realizar una comisión de servicio a las ZNI

“Conoce la lista de artículos que deben contar con la autorización para poder llevarlos en tu equipaje. Debes informar de su transporte en el proceso de reserva o en el aeropuerto durante el proceso de check-in”.

  • Ayudas motrices accionadas por baterías húmedas no derramables (secas), derramables o baterías de litio (ejemplo: sillas de ruedas eléctricas).
  • Baterías de litio de repuesto protegidas individualmente para evitar cortocircuitos. Por ejemplo: cubriendo con cinta adhesiva los terminales expuestos o colocando cada batería en una bolsa o funda protectora plástica por separado.
    • Baterías de ion litio (recargables)con capacidad nominal superior a 100 Wh pero inferior a 160 Wh. Podrás llevar 2 baterías en tu equipaje de mano.
    • Baterías de metal de litio (no recargables)con un contenido superior a 2 gr pero sin exceder los 8 gr. Solamente podrás llevar baterías en tu equipaje de mano únicamente para equipos médicos portátiles.
  • Barómetros o termómetros de mercurio para usos meteorológicos solo los podrán llevar los representantes de una oficina gubernamental de meteorología o de una agencia similar. Independientemente de su posición, debe ser embalado en un contenedor exterior resistente que tenga un forro interior sellado o un saco de material muy fuerte a prueba de filtraciones; resistente a las pinchaduras e impermeable al mercurio que impida los derrames.
  • Dispositivos accionados con pilas o baterías de litio (PED) que proporcionan energía eléctrica para su funcionamiento. Por ejemplo: herramientas eléctricas, videocámaras y ordenadores portátiles. Puedes llevar estos dispositivos en el equipaje de mano o de bodega, protegidos de daños, completamente apagados (no en modo suspensión o hibernación).
  • Dispositivos de seguridad auto inflable con cartuchos pequeños de gas no inflamable integrados:
    • Chaleco salvavidas embalado de tal manera que no pueda ser activado accidentalmente; solo puede contener dióxido de carbono u otro gas; no puede tener más de dos cartuchos de repuesto. Solo puedes llevar un dispositivo de seguridad personal.
    • Otros dispositivos permitidos con hasta cuatro cartuchos pequeños de dióxido de carbono por persona. La capacidad de agua de los cilindros no debe exceder los 50 ml (28 gr).
  • Drones accionados por baterías de litio recargables (ion de litio) con una capacidad nominal superior a 100 Wh pero igual o inferior a 160 Wh. Si la batería de tu dron es inferior a 100 Wh, no requieres autorización.
    • El dron con baterías instaladas debe estar embalado para evitar daños y su activación accidental.
    • Apágalo completamente (no en modo suspensión o hibernación).
    • Lleva máximo 2 baterías de repuesto solo en el equipaje de mano y embaladas para evitar cortos circuitos (bolsas protectoras).
  • Equipo de supervisión de agentes químicos que únicamente lo podrán llevar miembros de la Organización para la Prohibición de Armas Químicas (OPAQ) en los viajes oficiales. Puede ser: un monitor de agentes químicos (CAM) o un supervisor de dispositivos de identificación y de alarma rápida (RAID-M).
  • Hielo seco en cantidades que no superen los 2,5 kg por persona, cuando se utilice para embalar sustancias perecederas no peligrosas. El equipaje o contenedor debe permitir la liberación del gas de dióxido de carbono y estar marcado, indicando que contiene hielo seco y su peso neto.
  • Hornillos para acampada y contenedores de combustible que hayan contenido combustible líquido inflamable pueden ser transportados siempre que el estanque del hornillo de acampada o contenedor de combustible hayan sido drenados completamente de todo líquido y se hayan tomado las medidas necesarias para descartar el peligro.
  • Mochila de rescate para avalancha que contenga cartuchos de gas comprimido. Solo podrás llevar una de estas, equipada con un mecanismo disparador pirotécnico que contenga hasta 200 mg netos de explosivos. Debe estar embalada de manera que no pueda activarse accidentalmente. Las bolsas inflables dentro de las mochilas deben tener válvulas de alivio de presión.
  • Munición embalada en forma segura (de la División 1.4 S ONU 0012 u ONU 0014 únicamente), en cantidades que no excedan de 5 kg de peso bruto por persona para el uso de esa persona. Lo permitido para más de una persona no debe ser agrupado en uno o más bultos.

De acuerdo a la información suministrada por Avianca, presentamos las recomendaciones que se deben tener en cuanta al momento de subir al avión con el chaleco salvavidas suministrado por el IPSE, como elemento de protección personal, teniendo en cuenta que se debe llegar con anterioridad y reportarlo ante la aerolínea, resaltando que el chaleco, es de suministro laboral, como prevención de riesgo para su uso en el sitio que se dirige.

https://ayuda.avianca.com/hc/es/articles/13083132585499–Qu%C3%A9-art%C3%ADculos-necesitan-aprobaci%C3%B3n-para-ir-en-el-equipaje

IPSE en territorio

Recorriendo los rincones de las Zonas No Interconectadas de Colombia, ayudando al desarrollo de las comunidades del territorio, a continuación, les contamos los viajes del Equipo IPSE en este periodo de abril:

  • El director general, Danny Fernando Ramírez participó en la 13º sesión del comité tripartito, donde se presentó las acciones estratégicas del Plan de Acción del Pacto por la Transición Energética Justa – ‘ La Guajira 20/50 un territorio posible para todos’, esta reunión contó con la Gobernación de La Guajira, Alcaldía de Riohacha, empresas promotoras de los proyectos FNCER-Guajira.
  • Se registró el avance de obras de las microrredes y nanoredes en el polígono sur del municipio de Uribia, La Guajira.
  • Adicionalmente, el equipo IPSE estuvo presente en la comunidad de Orika, Isla Grande. Allí se realizó la Escuela de Transición Energética, donde se explicó el módulo de gobernanza y mantenimiento.
  • En otro lugar de Colombia, el IPSE hizo presencia en la consolidación de las Comunidades Energéticas en la ciudad de Barranquilla, específicamente en los barrios de Adelita De Char y Malvinas. Además, se cumplió con otra sesión de la escuela de Transición Energética Justa.
  • Por último, la Escuela de Transición Energética sigue formando a la comunidad de Nortechon, Uribia, La Guajira. Allí se hizo énfasis en temas como: administración, operación y mantenimiento del sistema fotovoltaico que se implementó en este territorio.

Seguimos trabajando para impulsar el desarrollo económico – social de las comunidades a través de las soluciones energéticas.

IPSE en territorio

Recorriendo los rincones de las Zonas No Interconectadas de Colombia, ayudando al desarrollo de las comunidades del territorio, a continuación, les contamos los viajes del Equipo IPSE en el segundo periodo de marzo:

  • Nos reunimos con la Alcaldía del Distrito, la Empresa de Desarrollo Urbano, el IDER (Instituto Distrital de Deporte y Recreación) de la ciudad de Cartagena y los municipios del departamento de Bolívar. Allí el director general, Danny Fernando Ramírez, socializó el programa de ‘Comunidades Energéticas’ y la obra que está en marcha en Isla grande con las nuevas administraciones estatales del departamento. Además, se acordó la estructuración de 2 canchas energéticas.
  • Además, se llevó a cabo la Escuela para la Transición Energética Justa con el consejo y la comunidad Orika de Isla Grande, allí se habló de cómo se genera la energía y el funcionamiento del sistema en el marco de la operación y mantenimiento.
  • En otra parte del territorio colombiano, La Escuela para la Transición Energética Justa visito las comunidades y autoridades indígenas del municipio de Uribia, La Guajira. Donde se realizó la estrategia de Comunidades Energéticos, resaltando la importancia de la energía y las funciones que podrían generar dentro de la comunidad.
  • Adicionalmente, en Barranquilla se realizó una reunión con la Alcaldía, Interventoría y contratista, con el fin de radicar los documentos a la curaduría para el comienzo de obra del proyecto piloto de las Canchas Solares Energéticas. En otra jornada de la visita al caribe colombiana, se llevó a cabo una socialización a cargo del Instituto y Energuaviare, sobre el contrato para la instalación de las canchas energéticas en los barrios de Las Malvinas y Adelita Char.

Seguimos trabajando para impulsar el desarrollo económico – social de las comunidades a través de las soluciones energéticas.