Seguridad de la Información

Hablar frente a un público determinado para exponer un proyecto, solución energética a las comunidades o beneficios que brinda la Entidad, no es fácil, y requiere de apoyos atractivos y fáciles de entender, las presentaciones se han convertido en un recurso que te ayudará a tener éxito en tus presentaciones con los diferentes públicos de interés. La presentación, además de ser un complemento visual, te ayudará a resaltar puntos importantes de tu discurso, pero cuidado porque en la presentación no necesitas incluir toda la información de manera textual, ya que nadie la leerá. Si incluyes demasiado texto no será atractiva para el público y esto hará que pierdan el interés en el tema, por lo que te recomendamos simplificarlo al máximo y así tu presentación será un éxito. A continuación, te mostramos los siguientes tips para realizar una buena presentación y así explicar de manera eficiente las soluciones energéticas a los beneficiarios por el Instituto: 1. Conecta con tu audiencia: Conoce a tu público y adapta la presentación a este. Utiliza un tono adecuado para cada ocasión. 2. Adapta la tipografía al tema: El texto tiene que ser legible a simple vista, para ello intenta colocar un tamaño grande para que se lea bien. También utiliza fuentes acordes al tema que estás explicando. 3. Elige el color adecuado según el tema: Los colores que vayas a utilizar, adáptalo a la temática que vas a explicar, revisa el tono de tu presentación y recuerda que cada color tiene un significado o interpretación, ya que los colores generan emociones y estímulos diferentes. Recuerda hacer uso correcto de las plantillas de power point institucionales, se encuentran disponibles en Teams en el siguiente vínculo: PLANTILLAS 4. Representa los datos mediante gráficos: Si en tu presentación vas a mostrar algunos datos numéricos, te recomendamos hacerlo de forma visual y a través de gráficos. Utiliza ciertos colores para diferenciar y contrastar datos. 5. Selecciona imágenes adecuadas para tu presentación: La elección de fotografías para tus presentaciones es muy importante, ya que, si colocas una imagen de acuerdo al tema conseguirás impactar a tu audiencia y te ayudan a reforzar el concepto que estás explicando. Por último, no olvides que lo mejor de realizar una presentación es crear un mensaje concreto del tema que estás exponiendo, solo así lograrás que el público objetivo se emocione de los proyectos o soluciones energéticas que planifica y promociona el IPSE.

Para los que no conocen el feedback, o retroalimentación en español, es el acto de brindar información sobre los resultados de una actividad, expectativas de trabajadores y líderes de un grupo determinado. Estas soluciones se pueden aclarar a través de consejos, comentarios y/o evaluaciones. También el feedback consiste en una manifestación de una opinión, dar un punto de vista o incluso hacer un análisis de un tema en específico.

Hay los dos tipos de feedback que pueden ayudar a tu grupo de trabajo:

● Positivo: Para dar reconocimiento a un integrante de tu grupo de trabajo o equipo.

● Constructivo: Lo puedes utilizar para ofrecer tus puntos de vista y así mejorar a todo grupo de trabajo en los objetivos.

Además, para utilizar correctamente el feedback es necesario conocer las situaciones en las cuales lo vas a implementar, ya que esto contribuye a promover la buena comunicación, ayudando a los líderes de equipo y sus colaboradores a expresar sus opiniones sobre procesos, objetivos, tareas y/o rutinas laborales.

Para hacer un buen feedback debes tener en cuenta estos consejos:

● Trata de ser objetivo y que la otra persona no perciba que estás dando tu propia percepción de la realidad.

● No des un feedback negativo referido a la persona sino a la acción

● Transmite confianza en tus comunicaciones.

● Escucha y presta atención: el feedback es una conversación recíproca, por consiguiente, si recibes el mensaje tienes el derecho a responder y dar tus argumentos al respecto hasta que llegues a un clima de entendimiento y de resolución de problemas.

● Controla el entorno: procura hablar en un lugar privado donde otras personas no los interrumpan, garantizando a la otra persona que no se sienta observada por el resto mientras recibe el mensaje.

● No des feedback sí no te lo han pedido: asegúrate de que la otra persona está receptiva a la hora de recibir la información, sino será probable que reaccione de forma negativa.

● Da recomendaciones: es muy fácil detectar errores y fallas, pero es mucho más importante que cuando se da un feedback constructivo estés dando soluciones y recomendaciones para mejorar y resolver la situación.

Los servidores tienen habilidades laborales diferentes, pero a veces ese talento no sale a la luz, tal vez no se desarrolla de la mejor manera y se estanca. Por esto, es importante conocer el potencial de cada uno de tus compañeros para aprovechar esas ventajas en el desarrollo del Instituto y en el crecimiento profesional de cada uno de los colaboradores del IPSE.

El rendimiento de un equipo de trabajo se consigue de manera conjunta, ya que hay cuatro grandes variables que cualquier grupo laboral debe seguir: la primera es los objetivos que se deben conseguir y la segunda son las tareas que se tienen que llevar a cabo; por consiguiente, debemos tener en cuenta las funciones que se tienen que realizar y por último asumir los roles que cada uno debe de desempeñar.

A continuación, te brindaremos algunos consejos para sacar lo mejor del grupo de trabajo. Con ellos también puedes mejorar la relación entre funcionarios y contratistas, así ganar en cooperación y trabajo en equipo:

1. Demuestra aprecio e interésate en los demás: Cuando las personas se sienten valoradas, trabajan de la mejor manera y con suficiente confianza para responder.

2. Comunícate: La comunicación en un grupo de trabajo es fundamental para el desarrollo de las tareas, y esta se debe dar desde el líder del equipo hasta sus integrantes.

3. Deja que los demás hablen: No solo tú tienes que comunicarte, dale la oportunidad de que los integrantes del equipo puedan hacerlo. Así podrás incentivar la generación de ideas para el cumplimiento de los objetivos trazados.

4. No infravalores los esfuerzos del equipo: Aunque las cosas no siempre salgan como esperabas. Reconoce el intento y anímalos a seguir adelante y a superar de cara al próximo trabajo.

5. Haz de tu equipo algo así como una pequeña familia: Es importante el sentimiento de pertenencia a un grupo para ser más productivo.

Para finalizar, la productividad sólo se alcanza cuando los integrantes del equipo tienen una visión de pertenencia, así podrás valorar a cada uno de ellos por sus funciones y roles en el equipo de trabajo. Recuerda que la motivación ayudará a que cada uno de ellos trabajen más contentos y por lo tanto, de manera más eficiente.

Las reuniones virtuales han tenido un alto impacto en el Instituto, ya que presenta varias ventajas para los funcionarios y contratistas del IPSE, pues además de ayudar a tener una comunicación directa y eficiente entre directivos y compañeros, beneficia el ahorro de tiempo, la reducción en los costos de desplazamiento, incrementa las habilidades digitales y trabajo en equipo. Pero ¿qué puede suceder si no manejas adecuadamente una reunión virtual?

A continuación, te explicamos cómo conseguir que nuestras reuniones virtuales sean más eficaces:

1. Cita sólo a las personas necesarias: Cuantas más personas se conecten a una reunión online más posibilidades tenemos de que esta resulte ineficiente y menos productiva, ya que habrá más turnos de palabra, llegarán interrupciones y se alargará el tiempo, esto puede traer pérdidas de atención de los participantes.
2. Únete a la reunión cinco minutos antes: Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas el tiempo valioso de la reunión resolviendo problemas si algo sale mal. Siempre que sea posible, destina por lo menos cinco minutos antes de la cita programada para enlazarte.
3. Presenta a todos los asistentes desde el principio: Es una forma agradable de comenzar la reunión. Esto les permite a todos saber quién está realmente presente, tanto en la sala de la oficina principal como por teléfono.
4. Preparar los temas a tratar: Define los objetivos y el orden del día es necesario para que los participantes puedan preparar toda la información requerida y así puedan desarrollar sus ideas e intervenciones. Esto nos ayudará a centrar la reunión virtual.
5. Respetar los horarios: Es importante empezar la reunión a la hora acordada, ya que nuestra atención baja a partir de los 45 minutos, por eso lo ideal es que nuestras reuniones no superen los 15 a 20 minutos de espera.
6. Moderación activa: Es fundamental que los participantes que asistan a la reunión puedan participar, moderar o animar la reunión. Ya que esto ayuda a capturar la información en forma de actas para su seguimiento de manera efectiva.
7. Silenciar tu micrófono cuando no intervienes: Esto nos ayuda a evitar los ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que tiene la palabra en ese momento. En esta línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Es muy molesto para los demás ver ventanas emergentes en la pantalla, además de que distraen su atención de la información que estás presentando.
8. Incentiva la participación: Durante las reuniones es importante usar las herramientas que ofrece Teams, por ejemplo: compartir pantalla, utilizar el chat, realizar encuestas. Estas son algunas de las prácticas importantes para incentivar la participación de los asistentes. Además, cada cinco o diez minutos, pregunta a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual a sentirse involucradas y saber que son escuchados y atendidos.
9. Definir una lista de tareas y calendario de ejecución: Es necesario que las conclusiones de la reunión se conviertan en acciones a futuro, con una fecha establecida y así no alargar las tareas de manera indefinida.

Por último, es importante para que la reunión cumpla su fin se haga feedback, ya que de esta manera puedes recoger los aportes de tu equipo de trabajo que permitan mejorar las reuniones virtuales y hacerlas más exitosas.

¡Ya tienes todo lo que necesitas! Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual con confianza, sin olvidar el lado humano.

El sedentarismo es un estilo de vida que incluye poco ejercicio físico y prioriza actividades como mirar televisión, trabajar frente a una computadora o leer. Esto afecta tu estado de salud y te convierte en sedentario. Esto ocurre frecuentemente en las personas que se dedican a las tareas intelectuales y dejan de lado el esfuerzo físico.

Una de las formas de combatir el sedentarismo es realizar actividad física, ya que, cuando haces ejercicio la contracción muscular te ayuda a estar en constante movimiento corporal y dado el caso consumes energía. Puedes realizar actividades en el hogar, en tu trabajo o practicar algún deporte. Por lo tanto, puedes armar tu propia rutina con el objetivo de mantener o mejorar tu estado físico y vencer la vida sedentaria.

A continuación, te damos algunos consejos de como vencer este estilo de vida:

1. Comienza creando un plan: Te recomendamos que antes de ponerte los tenis, dediques un tiempo para crear tu rutina. Si eres de las personas que no te alcanza el tiempo, organiza tu día y encuentra un espacio para ejercitarte, estos tips te ayudarán para combatir la vida sedentaria
2. Practica algún deporte: Una de las actividades fundamentales para vencer el sedentarismo es realizar una práctica deportiva de manera recurrente. Si hace mucho tiempo no pones tu cuerpo en movimiento, te recomendamos iniciar con ejercicios aeróbicos de intensidad baja a moderada.
3. Adopta mejores actividades de alimentación: La inactividad física no solo ataca tu calidad de vida, rendimiento y bienestar, sino que también es uno de los principales problemas que indican el aumento de peso. Una dieta ligera, equilibrada y rica en pescados, verduras y lácteos te permitirá llevar un estilo de vida saludable.
4. Aprovecha tu rutina laboral para moverte: Mientras trabajas, puedes batallar contra el sedentarismo, realiza pausas activas brindadas por la ARL Positiva, levántate de la silla cada hora y aprovecha para estirar las piernas y realizar paseos cortos por la oficina. Otra de las actividades que puedes realizar en el IPSE es ir al gimnasio, ubicado en el piso 15 de la sede calle 99.

Por último, recuerda que una vida sedentaria puede afectar tu salud más de lo que te imaginas pues puede ocasionar enfermedades como: obesidad, enfermedades del corazón, incluyendo enfermedad coronaria e infarto; presión arterial alta, colesterol alto, accidente cerebrovascular, diabetes tipo 2 y ciertos tipos de cáncer, incluidos los de colon, seno y de útero. Aprovecha las pausas activas que brinda el grupo de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar Social. ¿Levántate de tu silla de trabajo y comienza a moverte desde hoy mismo! tu cuerpo te lo agradecerá.

Los servidores del IPSE participaron en el simulacro de evacuación programado por la Alcaldía Mayor de Bogotá. El grupo de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar Social junto a los brigadistas IPSE organizaron la jornada que se desarrolló con completo éxito.

“El IPSE lleva participando en el simulacro distrital durante muchos años, este año el Instituto participó en las tres sedes (Av 1 de mayo, Torre Av 82 y Calle 99), donde participaron 81 personas, entre funcionarios, contratistas y visitantes. En la sede principal el tiempo duró aproximadamente 20 minutos” comentó Edwin Beltrán, brigadista del IPSE e integrante de GABYS y TIC.

Las personas que se encontraban en la sede de la calle 99 bajaron por las escaleras de forma ordenada y en calma; luego se dirigieron al punto de encuentro ubicado en el parque de la calle 97, específicamente frente al Supermercado Olímpica. Este punto fue establecido por los brigadistas IPSE y las autoridades del edificio 100 Street.

Al llegar al punto de encuentro, los brigadistas encargados por cada piso llamaron a cada uno de los funcionarios, contratistas y practicantes que se encontraban en las oficinas del Instituto verificando la lista de personas de la entidad y acataron las siguientes indicaciones:

● Permanecieron en el punto de encuentro hasta que se dio la indicación de volver a sus labores.

● El coordinador general del edificio 100 Street dio la indicación al grupo de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar social para el reingreso en forma pausada de todo el personal del IPSE.

“Participamos en el simulacro organizado por el distrito, donde el Grupo de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar Social fueron muy responsables. Todos los colaboradores del IPSE atendieron el llamado tan pronto sonaron las sirenas de evacuación; el brigadista encargado dispuso de las salidas de emergencia, bajamos por las escaleras y llegamos al punto de encuentro estipulado” expresó Carlos Sánchez, integrante de la Oficina Jurídica.

El SGSST junto a los brigadistas agradecen a todos los colaboradores de la entidad por su participación, ya que, estos simulacros son importantes para tomar decisiones correctas en los momentos de riesgo real.

El Instituto fue partícipe de varias actividades en el mes de septiembre, uno de ellas fue el estreno del primer capítulo de la serie web ‘Historias Que Nos Conectan’. El Museo de Arte Moderno de Bogotá fue el escenario para socializar el trabajo de cada uno de los colaboradores de la entidad.  Allí las partes interesadas,aliados estratégicos y servidores del IPSEtuvieron la oportunidad de ver la exposición fotográfica de los diferentes territorios de las ZNI.

Además, el Instituto le cumplió este mes a las comunidades del municipio de Guapi, Cauca, ya que junto al SENA capacitaron a 44 operarios de ENERGUAPI sobre la electricidad básica, estos operarios atienden a 60 localidades de las ZNI en dicho territorio caucano.

Adicionalmente, participamos en el Primer Encuentro Nacional de Ingeniería en Energías de Colombia organizado por la Universidad EAN. el director José David Insuasti resaltó la Generación de Energía en Zonas No Interconectadas y el trabajo de la entidad en el sector energético. Además, la subdirectora de Planificación Energética, Lina Vega, realizó una presentación sobre el rol de la mujer en la transición energética.

La subdirectoratambién participó en la cuarta edición de la Expo Iluminación, Edificios y Ciudades Inteligentes, especialmente en el panel “Políticas públicas, desarrollo y financiación de proyectos de ciudades y territorios inteligentes”, allí enfatizó sobre los beneficios y retos de inversión privada en las Zonas No Interconectadas y la caja de herramientas del IPSE.

De manera interna en el Instituto, los funcionarios y contratistas asistieron al evento Conexión en Vivo, donde se realizó un reconocimiento especial a la gestión del director Insuasti, quien a lo largo de su periodo demostró su tenacidad, dedicación, responsabilidad y compromiso con el IPSE.

Por último, le damos la bienvenida al nuevo director Javier Campillo, quien con su liderazgo trabajará en tres restos principalmente: aumentar la participación comunitaria, descarbonizar la matriz la  energética en las Zonas No Interconectadas y maximizar las capacidades energéticas de las regiones. Juntos como colaboradores del IPSE haremos que Colombia sea líder en el uso de energías renovables.

Las emociones ante situaciones de estrés, las exigencias del trabajo en equipo y el equilibrio familia/trabajo ponen a prueba la capacidad de cada uno de nosotros para mantener la salud mental, ya que esto puede afectar el estado físico y emocional a la hora de conseguir los resultados esperados.

¿Qué factores inciden en la salud mental?

Fuente: https://www.ey.com/es_cr/workforce/-como-fomentar-la-salud-mental-en-el-trabajo-

Algunos consejos que te ayudarán a reducir el estrés laboral

1. Evalúa tus opciones. Trata de establecer metas para lo que debes hacer y lo que puedes esperar, organiza tus tareas de mayor a menor prioridad, así mejorarás tu productividad y ayudarás a tu equipo a avanzar de manera eficaz.

2. Atención plena. La atención plena es el acto de concentrarse en el flujo de la respiración y ser intensamente consciente de lo que estás percibiendo y sintiendo en cada momento, sin interpretación ni juicio. En un entorno laboral, esta práctica implica enfrentarse a situaciones con franqueza y paciencia.

3. Busca apoyo. Ya sea que te comuniques con tus compañeros de trabajo, con amigos o con seres queridos, el apoyo y la colaboración pueden ayudarte a manejar la situación. Aprovecha las pausas activas y mejora tu salud mental con los programas de bienestar que brinda la Entidad.

4. Prueba a hacer una actividad relajante. Explora programas que puedan ayudarte con el estrés, como el yoga, la meditación, programa una sesión de masajes y spa.

Muchos funcionarios y contratistas del IPSE se reúnen de manera virtual para lograr los objetivos, trazar sus metas a lo largo del año e impulsar las soluciones energéticas en las ZNI, pero muchos de nosotros no encendemos la cámara a la hora de realizar este tipo de reuniones, por varios motivos, uno de ellos es porque no estamos presentables para la ocasión o porque la vergüenza nos gana.

Por esto, una reunión virtual junto a tus compañeros de trabajo debe considerarse tan importante como una presencial en la oficina, por eso hoy te traemos algunos tips de cómo lucir profesional en una videollamada:

1. Establece un contacto visual: Para lograr una mejor interacción con tu grupo de trabajo, asegúrate de mirar directamente a la cámara y no a la pantalla del computador o móvil.

2. Cuida tu postura y lenguaje corporal: Demuestra que estás involucrado, utiliza movimientos con tu mando cuando sea necesario, tal como lo harías en una reunión presencial. Esto fomentará la participación y tus compañeros entenderán mejor los conceptos tratados.

3. Cuida tu imagen: Evita participar en una videollamada utilizando tu ropa para dormir o deportiva, piensa que estás en una reunión presencial y dirigiéndote a tus compañeros.

4. Revisa el fondo: Antes de empezar una reunión, asegúrate de que el fondo no pueda distraer a tus compañeros de reunión y no pueda afectar a tu imagen. Si estás en el escritorio de tu casa, agrega varios elementos que te puedan ayudar al ambiente laboral.

5. Cuida la iluminación: Evita que tu rostro se vea oscuro o muy iluminado, la fuente de luz tiene que ubicarse en el lugar correcto, intenta ubicarla delante tuyo, ya que, si la colocas detrás tuyo, el efecto contraluz oscurecerá tu cara.

Por último, cuando dirijas una reunión virtual intenta que sea de la misma manera que lo harías si estuvieras cara a cara con tus compañeros de trabajo. Esto te ayudará a ser más productivo de manera individual y contagiaras a tus compañeros para que ellos también lo sean. Pon en práctica estos consejos y lidera tu reunión virtual con confianza, y profesionalismo.

La procrastinación no es un defecto del carácter o una maldición misteriosa que ha caído en tu habilidad para administrar el tiempo, sino una manera de enfrentar las emociones desafiantes y estados de ánimo negativos generados por ciertas tareas: aburrimiento, ansiedad, inseguridad, frustración, resentimiento y más.

Aplazar las tareas puede generar problemas a futuro y un intenso malestar emocional. Esta acción de postergar actividades y situaciones deliberadamente, a pesar de tener la oportunidad de llevarlas a cabo, puede afectar tu productividad y la de tu área de trabajo.

Cuando posponemos tareas y dejamos las cosas para después se genera un círculo vicioso entre ansiedad, inquietud, abatimiento y culpa. Además, cuando está acción se vuelve una vivencia crónica, puede afectar tu estado de salud, ocasionando problemas gastrointestinales y problemas relacionados con el sistema inmune.

A continuación, te damos algunos tips para dejar de procrastinar:

 1. Obsérvate e identifica cómo procrastinas. Reconocer cuál es tu patrón, las excusas que usas para postergar, qué otras tareas realizas, cómo te sientes, qué te distrae, y así podrás trabajar de manera concreta con el comportamiento a trabajar.

 2. Aclara tus prioridades. Anota en una lista cuáles actividades o tareas son más importantes, así cuando las fechas de entrega o cronogramas cambien y así podrás tener tus trabajos más organizados y adelantados.

 3. Conecta el trabajo con los objetivos. La mejor manera de dejar este hábito es entendiendo con claridad cómo puedes contribuir con tu trabajo a los objetivos de la entidad y/o tu grupo de trabajo.

 4. Comienza con un paso: El miedo a comenzar una tarea o cumplir una responsabilidad puede ser de las ocasiones más frecuentes te hace procrastinar, pero con esta acción de comenzar con un paso puedes dedicar al menos 10 minutos de tu tiempo para empezar con determinación esa tarea específica.

 5. Establece fechas de entrega. Si no sabes cuándo hay que entregar los trabajos o proyectos, anota las fechas de entrega y así se te hace más fácil entender exactamente para cuándo deben finalizar las actividades.

 6. Genera una rutina.  Cuando se trata de realizar actividades y habituarnos a cumplirlas a tiempo, establece unas rutinas que pueden ser una de las técnicas más efectivas para dejar de procrastinar.

Debemos darnos cuenta de que, en esencia, la procrastinación es un asunto de emociones, no de productividad. La solución no involucra descargar una aplicación de gestión de tiempo o aprender nuevas estrategias de autocontrol. Tiene que ver con manejar nuestras emociones de una manera diferente. Es por ello que la solución debe ser interna, y no dependiente de cualquier cosa excepto nosotros mismos.